Conditions Générales — Kombora

Les présentes Conditions Générales régissent l'accès et l'utilisation de Kombora, plateforme SaaS de gestion de clubs et structures sportives commercialisée par :

Toute création de compte ou de club dans Kombora implique l'acceptation des présentes conditions.

L'offre Kombora présentée ici est destinée aux utilisateurs agissant dans le cadre de leur activité professionnelle ou associative : clubs sportifs, ASBL, associations, indépendants, sociétés et autres organisations exploitant ou administrant une structure sportive. Elle n'est pas proposée aux consommateurs particuliers.

L'utilisateur qui souscrit pour le compte d'une organisation confirme disposer de l'autorité nécessaire pour engager celle-ci.

Kombora met à disposition, de manière générale, des fonctionnalités de gestion :

• gestion des adhérents ;
• cotisations, abonnements et paiements du club ;
• présences et séances ;
• planning ;
• assurances ;
• compétiteurs, galas et déplacements ;
• documents ;
• coachs, rôles et permissions ;
• salles ;
• statistiques et rapports ;
• et les autres fonctionnalités disponibles dans la plateforme.

Kombora est un logiciel évolutif : les fonctionnalités peuvent être modifiées, ajoutées ou retirées. Aucune fonctionnalité future spécifique n'est garantie.

Kombora propose un essai gratuit de 14 jours. Aucune carte bancaire n'est requise pour commencer l'essai. L'essai débute lors de la création effective du club dans Kombora.

Pendant l'essai, le client bénéficie d'un accès complet aux fonctionnalités comprises dans l'offre testée.

À l'expiration de l'essai, en l'absence d'abonnement, l'espace du club passe en lecture seule : les données restent consultables mais les modifications et les envois de fichiers sont bloqués. Les données ne sont pas supprimées lors de ce passage en lecture seule ; aucune durée de conservation illimitée n'est toutefois promise (voir article 9).

Le tarif actuel de l'offre est de 59 € TVAC par mois, TVA belge comprise.

Le tarif applicable est celui affiché au moment de la souscription. Aucune formule annuelle ni autre formule n'est proposée à ce jour. Les tarifs peuvent évoluer pour l'avenir ; toute modification est communiquée avant application au client concerné.

Après l'essai, le client peut choisir de souscrire à l'abonnement. Celui-ci est :

• mensuel ;
• sans engagement de durée minimale ;
• renouvelé automatiquement à chaque période selon le fonctionnement du système de paiement utilisé ;
• résiliable dans les conditions de l'article 8.

En cas de défaut de paiement, l'accès peut être temporairement maintenu pendant un délai de tolérance technique, puis basculé en lecture seule.

Les paiements de l'abonnement sont traités par le prestataire de paiement utilisé par Kombora en production, à savoir Stripe. Les données de carte bancaire sont saisies et traitées directement par ce prestataire ; IDE Informatique n'y a pas accès et ne les conserve pas.

Le client peut demander la résiliation de son abonnement à tout moment, sans préavis ni engagement de durée. À ce jour, la résiliation s'effectue par demande adressée à IDE Informatique à l'adresse michael.xhrouet@gmail.com : aucun bouton de résiliation en libre-service n'est actuellement disponible dans Kombora.

La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. L'accès complet au service est maintenu jusqu'à ce terme ; au-delà, l'espace du club passe en lecture seule, les données restant consultables conformément à l'article 9.

CLAUSE À VALIDER AVANT PUBLICATION : cette clause décrit le comportement technique actuellement implémenté (statut d'abonnement annulé conservant l'accès complet jusqu'à la fin de la période payée, puis lecture seule). Elle devra être revue si un portail de résiliation en libre-service est ajouté.

Le passage en lecture seule n'entraîne pas la suppression immédiate des données du club. Celles-ci restent consultables et exportables pendant une durée de 90 jours à compter du passage effectif en lecture seule (fin de l'essai sans abonnement, fin de la période payée après résiliation, ou fin du délai de tolérance en cas de défaut de paiement).

Au terme de ces 90 jours, les données opérationnelles du club — adhérents, paiements, présences, planning, documents et fichiers associés — peuvent être supprimées de manière définitive. Le client est averti par e-mail environ 30 jours puis 7 jours avant cette échéance, à l'adresse du responsable du club enregistrée dans Kombora.

Toute réactivation de l'abonnement pendant ce délai de 90 jours annule la suppression prévue : l'historique du club est intégralement conservé.

Les données que le client souhaite conserver doivent être exportées avant l'échéance, au moyen des fonctions d'export et de sauvegarde disponibles dans Kombora. Certaines données nécessaires au respect d'obligations légales (notamment comptables et de facturation) peuvent être conservées au-delà, pendant les durées légales applicables. Aucune conservation illimitée n'est garantie.

IDE Informatique met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la continuité de Kombora, sans garantir une disponibilité permanente ni ininterrompue.

Le service peut être temporairement indisponible en raison d'opérations de maintenance, de mises à jour, d'interventions techniques, d'incidents ou d'événements indépendants de la volonté d'IDE Informatique, notamment les défaillances de prestataires tiers ou de réseaux de communication. Les interruptions planifiées sont, dans la mesure du possible, annoncées.

Les présentes conditions n'excluent ni ne limitent les responsabilités qui ne peuvent légalement l'être, notamment en cas de dol ou de faute lourde.

Le client demeure responsable :

• des informations qu'il introduit dans Kombora ;
• de la légitimité et de la licéité des données qu'il collecte ;
• des comptes utilisateurs qu'il crée ;
• des droits et permissions accordés à ses collaborateurs ;
• de la confidentialité de ses identifiants de connexion ;
• de l'utilisation faite de Kombora au sein de son organisation.

Kombora implique deux catégories distinctes de traitements, avec des rôles différents au sens du RGPD.

A. Relation IDE Informatique ↔ client Kombora. Pour la création du compte, la gestion commerciale, la facturation, la sécurité, le support et l'administration de l'abonnement, IDE Informatique peut agir comme responsable du traitement, selon le traitement concerné.

B. Données introduites par le club. Pour les données relatives aux adhérents, coachs, compétiteurs, présences, paiements, documents et autres informations du club, le club est en principe responsable du traitement, et IDE Informatique / Kombora agit en qualité de sous-traitant lorsque le traitement est effectué pour le compte du club et selon ses instructions.

Les modalités détaillées sont décrites dans la Politique de confidentialité.

Pour les traitements réalisés par Kombora pour le compte du club, l'accord relatif au traitement des données fait partie intégrante du cadre contractuel applicable. Il précise l'objet et la durée des traitements, les instructions du club, la confidentialité, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs, l'assistance, la gestion des violations de données, la fin de prestation et les transferts internationaux.

Certaines informations contractuelles relatives aux sous-traitants ultérieurs et aux garanties de transfert y sont encore signalées « À CONFIRMER » et seront complétées avant commercialisation.

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. À défaut de solution amiable, les litiges relèvent des juridictions compétentes en Belgique.

Ces textes décrivent le fonctionnement du service et n'ont pas fait l'objet d'une validation par un professionnel du droit ; une relecture juridique est recommandée avant commercialisation.